Ayuda Bienal para Archivos Históricos de España, Portugal y América Latina

Convocada por la Fundación MAPFRE

Desde 2010 la Fundación MAPFRE promueve una ayuda bienal para la catalogación de archivos históricos en España, América Latina y Portugal. Esta ayuda tiene como objetivo colaborar en la realización de proyectos de conservación o restauración documental, elaboración y difusión de instrumentos descriptivos y otros aspectos de la archivística histórica.

En su primera convocatoria, la ayuda fue concedida a la Biblioteca Municipal de Coimbra y al Archivo Nacional de Chile.

La segunda convocatoria de esta Ayuda estará abierta desde el 3 de junio hasta el 15 de septiembre de 2013.

BASES

Objeto de la convocatoria:

FUNDACION MAPFRE, de acuerdo con su objetivo de fomentar la difusión de la Cultura, las Artes y las Letras, ha decidido promover, con carácter bienal y a través de su Instituto de Cultura, la AYUDA FUNDACION MAPFRE PARA ARCHIVOS HISTORICOS DE ESPANA, PORTUGAL Y AMERICA LATINA.

Destinatarios:

Podrán optar a la Ayuda los archivos y otras instituciones, públicas y privadas, depositarias de fondos o colecciones documentales de carácter histórico y de interés para la investigación de la historia de los países de América Latina, Portugal y España.

Como “fondos o colecciones documentales” se considerarán todos los documentos que de acuerdo a las respectivas legislaciones archivísticas nacionales han pasado a formar parte de los archivos históricos, ya sean de carácter textual, iconográfico, cartográfico, fotográfico, sonoro, audiovisual o informático.

Cada entidad solicitante sólo podrá presentar un único proyecto a esta convocatoria.

Contenido de los proyectos:

Los proyectos que se presenten podrán versar sobre los siguientes aspectos:

– Conservación, restauración y protección de documentos

– Elaboración de instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos).

– Difusión, a través de publicaciones impresas o electrónicas, de instrumentos descriptivos

– Difusión de las actividades del archivo y cualquier aspecto relacionado con la función social de los archivos

Plazo de ejecución de los proyectos:

Los proyectos que resulten beneficiarios de la Ayuda deberán desarrollarse dentro del periodo comprendido entre el 1 de noviembre de 2013 y el 1 de noviembre de 2014, siendo en todo caso el plazo máximo de ejecución de 12 meses.

Cuando la dimensión del proyecto u otras circunstancias lo hagan necesario, podrá extenderse la ayuda por un máximo de otros 3 meses, previa solicitud por escrito de la institución beneficiaria.

Criterios de valoración de los proyectos:

Los proyectos presentados se valorarán atendiendo de modo preferente a, entre otros, los siguientes criterios:

– Relevancia histórica y documental de los fondos objeto del proyecto.

– Aportación del proyecto al conocimiento del conjunto de las colecciones documentales de la institución solicitante.

– Aportación del proyecto al conocimiento del patrimonio histórico documental del país sede de la institución solicitante.

– Calidad técnica del proyecto (formulación de objetivos claros y proporcionados; coherencia con la trayectoria de la institución; cronograma detallado de las actividades y fases del proyecto, etc.).

– Viabilidad técnica, económica y de gestión del proyecto.

Cuantía de la ayuda y financiación de los proyectos:

La Ayuda está dotada con una aportación máxima de treinta y cinco mil euros (35.000 €), y podrá ser asignada a más de un proyecto. En caso de ser seleccionados dos o más proyectos, el fallo del Jurado especificará la cantidad específica que se aportará a cada uno de ellos.

Los proyectos presentados deberán contemplar obligatoriamente financiación adicional, aportada por la propia institución solicitante, a la solicitada como Ayuda. La cuantía de la Ayuda concedida en ningún caso será superior al 75% del coste total del proyecto. Se descartarán las solicitudes que no contemplen financiación adicional y aquellas en las que la cantidad solicitada exceda de treinta y cinco mil euros (35.000 €).

Los recursos aportados al proyecto por la propia entidad solicitante o por otras instituciones o entidades deberán ser acreditados fehacientemente. Se consideran gastos financiables a efectos de esta convocatoria los costes relacionados directamente con el desarrollo del proyecto:

– Materiales y suministros.

– Equipos / Equipamientos.

– Honorarios de especialistas (técnicos restauradores y/o conservadores, fotógrafos, documentalistas, historiadores, etc.) no pertenecientes a la plantilla laboral de la institución solicitante y cuyos servicios deban ser requeridos específicamente para la realización del proyecto.

– Costes de transporte y estancia de los especialistas señalados en el apartado anterior.

– Gastos de transporte y seguro de los documentos objeto de la Ayuda en el caso de que, como parte de las acciones del proyecto, deban ser trasladados fuera de la institución beneficiaria de la Ayuda.

– Gastos derivados de las acciones de comunicación y difusión (elaboración de catálogos impresos o electrónicos, actividades expositivas, etc.) de las colecciones o fondos objeto de la Ayuda.

– Gastos administrativos y de gestión directamente relacionados con el proyecto siempre que no superen el 10% de la cantidad solicitada.

– Con carácter general se considerarán gastos no financiables:

– Gastos corrientes de mantenimiento y funcionamiento de la entidad solicitante.

– Amortización de operaciones crediticias, gastos o costes financieros.

– Gastos de adquisición, construcción o reforma de inmuebles y gastos de instalaciones.

– Gastos en concepto de dietas, estancias y viajes del equipo responsable del proyecto cuando se trate de integrantes de la plantilla laboral de la institución solicitante.

– Gastos derivados de la organización y/o participación en congresos, seminarios, jornadas y similares.

Documentación obligatoria:

Las entidades solicitantes deberán detallar sus proyectos en el Formulario de Solicitud disponible en la página Web de FUNDACION MAPFRE a través de la cual se realizará el trámite de solicitud en su integridad. Junto al formulario, los solicitantes deberán aportar obligatoriamente la siguiente documentación:

– Carta de solicitud de participación en la convocatoria firmada por el representante legal de la entidad.

– Memoria explicativa del proyecto para el que se solicita la Ayuda, con una extensión máxima de 10 páginas, incluyendo, entre otra información que se considere de interés: descripción lo más detallada posible de los fondos documentales objeto del proyecto; medios necesarios para la realización del proyecto; presupuesto del proyecto, en euros, detallado por conceptos y en el que se especifique el coste total del proyecto y la cantidad solicitada como Ayuda.

– Currículo profesional de los integrantes del equipo de trabajo encargado del desarrollo del proyecto.

– Declaración que respalde expresamente la cofinanciación declarada en el proyecto.

– Relación de las ayudas económicas recibidas en los dos últimos años, procedentes de entidades públicas o privadas, para el desarrollo de proyectos relacionados con las actividades habituales de la institución o, en su caso, declaración de no haber recibido ninguna ayuda de esa naturaleza en el periodo indicado.

Presentación de los proyectos:

Tanto el formulario de solicitud como la documentación requerida deberán presentarse a través de www.fundacionmapfre.org entre los días 1 de junio a 15 de septiembre de 2013.

En el caso de la documentación que de forma obligatoria se requiere, los correspondientes archivos deberán tener la siguiente denominación y contenidos:

– Fichero 1: Carta de solicitud de participación en la convocatoria firmada por el representante legal de la entidad.

-Fichero 2: Formulario de solicitud.

-Fichero 3: Memoria explicativa del proyecto.

-Fichero 4: Currículo profesional de los integrantes del equipo de trabajo encargado del desarrollo del proyecto.

-Fichero 5: Declaración respaldando expresamente la cofinanciación declarada en el proyecto.

-Fichero 6: Relación de las ayudas económicas recibidas por la institución solicitante en los dos últimos años, procedentes de entidades públicas o privadas, para el desarrollo de proyectos relacionados con las actividades habituales de la institución o, en su caso, declaración de no haber recibido ninguna ayuda de esa naturaleza en el periodo indicado.

– Fichero 7: Cualquier otra documentación que la institución solicitante considere de interés aportar.

Los archivos deberán ajustarse a alguno de los siguientes formatos electrónicos: DOC (Ms Word), TXT (formato de texto), PDF (formato de documento portátil), XLS (formato de Excel).

Resolución de la convocatoria y comunicación de los proyectos seleccionados:

Los proyectos recibidos dentro del plazo y que cumplan los requisitos establecidos en estas bases serán evaluados por un jurado integrado por responsables de la FUNDACION MAPFRE y reconocidos especialistas en archivística e investigación histórica del ámbito de los países destinatarios de la Ayuda.

La resolución adoptada se hará pública durante el mes de octubre 2013, y será inapelable. La decisión aprobada se comunicará a cada uno de los participantes en la convocatoria, independientemente del resultado de la misma, a través de correo electrónico.

FUNDACION MAPFRE queda facultada para divulgar del modo que estime conveniente la concesión de ayudas a las entidades seleccionadas. Los proyectos presentados a la convocatoria que no sean objeto de ayuda y que no sean reclamados formalmente, serán destruidos en el plazo de un mes desde la publicación de la resolución.

Formalización de la colaboración y desembolso de las ayudas concedidas:

Las Ayudas serán abonadas en tres pagos: un 40% a la concesión de la ayuda, otro 30% al cumplirse el sexto mes de la concesión de la Ayuda, y previa presentación por la entidad beneficiaria de un informe de los trabajos realizados hasta esa fecha; el 30% restante a la finalización del proyecto, previa presentación por la entidad beneficiaria de una Memoria final que describa la totalidad de las acciones realizadas y los resultados del proyecto.

A excepción del primero, los pagos se efectuarán previo informe del coordinador designado por FUNDACION MAPFRE para el seguimiento de los proyectos.

El importe de las ayudas concedidas se ingresará mediante transferencia en la cuenta bancaria que determine cada entidad y que necesariamente ha de estar vinculada al nombre completo de la entidad receptora de la ayuda.

 

Obligaciones de las entidades receptoras de las ayudas y seguimiento de los proyectos:

Las entidades beneficiarias se comprometen a la ejecución del proyecto presentado.

FUNDACION MAPFRE asignará al proyecto una persona que realizará las funciones de coordinador, supervisando el buen desarrollo del mismo. La entidad receptora de la ayuda se compromete a responder a todas aquellas cuestiones referentes al proyecto y su ejecución que puedan ser requeridas por FUNDACION MAPFRE.

El incumplimiento de este requisito puede ocasionar la suspensión de la ayuda por el tiempo que FUNDACION MAPFRE considere oportuno o incluso la cancelación de la misma.

Una vez iniciado el trabajo, serán causas de cancelación de la Ayuda:

– El incumplimiento de alguna de las bases

– La suspensión injustificada de los trabajos por un periodo de tiempo superior a 2 meses

– La consideración por parte de FUNDACION MAPFRE de que exista una imposibilidad de terminar el proyecto satisfactoriamente

– La falsedad de alguno de los datos presentados

– La presentación de un proyecto desarrollado con anterioridad a la ayuda

En caso de cancelación de la Ayuda, FUNDACION MAPFRE se reserva el derecho de solicitar la devolución de las cantidades abonadas.

Difusión y visibilidad:

Las entidades beneficiarias, en reconocimiento de la colaboración prestada, deberán hacer constar de manera expresa en toda la documentación, información y publicidad que realicen del proyecto objeto de la Ayuda, la colaboración de FUNDACION MAPFRE a través de su Instituto de Cultura.

A título enunciativo, sin menoscabo de otras posibilidades, dicha colaboración se hará constar en: memorias de actividades (impresas o difundidas en soporte electrónico), página Web de la institución beneficiaria, materiales impresos (catálogos, folletos, etc.) directamente relacionados con el proyecto, notas de prensa, etc.

Las acciones de difusión que la entidad solicitante prevea desarrollarse explicarán en el formulario de solicitud en el apartado destinado a tal efecto. Con la finalidad de asegurar un uso apropiado de la imagen de FUNDACION MAPFRE, cualquier uso que se haga de la misma deberá ser previamente consultado con FUNDACION MAPFRE.

Al finalizar el proyecto, y junto a la Memoria final de resultados, la institución beneficiaria deberá presentar un resumen del trabajo, a modo de artículo. FUNDACION MAPFRE se reserva la propiedad y libre disposición de este resumen que, con los reconocimientos de autoría que corresponda, podrá ser publicado por FUNDACION MAPFRE en su revista La Fundación, en formato electrónico en su página web o en cualquier otra forma que considere.

Para más información:

www.fundacionmapfre.org